Tradycyjnie początek nowego roku kalendarzowego – w tym przypadku także nowej dekady – to z jednej strony czas podsumowań, ale z drugiej strony czas stawiania sobie postanowień o zmianach, oczywiście na lepsze. Mamy w związku z tym kilka propozycji takich postanowień noworocznych dla przedsiębiorców, które dotyczą aspektu działalności gospodarczej.
Propozycja 1 – prześwietlenie mechanizmów płatności
Wraz z 2020 rokiem wejdzie w życie wiele zmian dotyczących praktycznych elementów dotykających rozliczeń pomiędzy przedsiębiorcami. Jest to przede wszystkim rozszerzenie zakresu transakcji w ramach podzielonej płatności (tzw. split payment) oraz konieczność wykonywania płatności na konta ujawnione w ramach tzw. białej listy VAT, tak aby nie narażać się na sankcje.
Także od początku roku obowiązują przepisy tzw. ustawy antyzatorowej (w rzeczywistości chodzi o nowelizację ustawy z dnia z dnia 8 marca 2013 r. o terminach zapłaty w transakcjach handlowych, nowa nazwa: o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych), która ma w założeniu motywować kontrahentów do terminowego dokonywania płatności. Główne usprawnienia wprowadzone nowelizacją to automatyczne skrócenie maksymalnych terminów odroczenia płatności w relacjach B2B do 30 dni, zwiększenie wysokości odsetek ustawowych za opóźnienie w transakcjach handlowych (na dzień dzisiejszy) z 9,5% do 11,5% w skali roku, wprowadzenie administracyjnego trybu kontroli nierzetelnych płatników (włącznie z karami) oraz wprowadzenie szerszej ulgi podatkowej na tzw. złe długi.
Każdy przedsiębiorca powinien więc być świadomy istnienia nie tylko nowych obowiązków publiczno-prawnych, ale także nowych uprawnień. Warto dokonać w tym zakresie w swoim przedsiębiorstwie kompleksowego przeglądu wszystkich aspektów dotyczących rozliczenia płatności.
Propozycja 2 – weryfikacja pod kątem zgłoszenia do BDO
Nowym skrótem (po RODO), który opanował wyobraźnię przedsiębiorców pod koniec 2019 r. stało się BDO, a więc Bazy Danych Odpadowych. Wynika to z wejścia w życie nowych przepisów z początkiem 2020 r. Porządkują one i zmieniają zasady rejestracji podmiotów generujących odpady.
Na tym tle pojawiło się wiele kontrowersji i sprzecznych sygnałów. Przykładem jest szum medialny w kwestii tonerów do drukarek czy świetlówek. Pomocne mogą być narzędzia mające na celu ułatwienie weryfikacji czy podlega się obowiązkowi rejestracji w BDO, np. pod adresem https://bdo.mos.gov.pl/. W praktyce mają one jednak bardzo podstawowy charakter.
Zalecana jest więc precyzyjna i indywidualna analiza swojego własnego przedsiębiorstwa, przez wykwalifikowany podmiot, pod kątem obowiązku zgłoszenia do BDO.
Propozycja 3 – niestety biurokracja, czyli więcej dokumentacji
Z dniem 7 listopada 2019 r. weszła w życie duża nowelizacja Kodeksu postępowania cywilnego, która m.in. przywróciła odrębne postępowanie gospodarcze, zasadniczo dotyczące sporów sądowych pomiędzy przedsiębiorcami, a więc w relacji B2B. Obszerniej temat ten poruszony został zresztą w październikowym numerze „Głosu Przedsiębiorcy”, opublikowanym także na naszym blogu.
Rok 2020 powinien zostać więc wykorzystany przez przedsiębiorców do właściwego przygotowania swoich struktur oraz procesów zarządzania pod ewentualne ryzyko prowadzenia procesów sądowych. Oczywiście skierowanie sporu na drogę sądową powinno zawsze pozostawać ostatecznością, lecz nigdy takiej ewentualności nie należy wykluczać. Już w starożytnym Rzymie historyk Tytus Flawiusz wyraził ponadczasową mądrość, która dziś przybrała postać przysłowia: „Jeśli chcesz pokoju, szykuj się do wojny”.
Niestety, ale przygotowania do nowych przepisów oznaczają zasadniczo… zwiększenie biurokracji. Wynika to z faktu, iż postępowanie gospodarcze daje prymat dowodom w postaci dokumentów. Oznacza to tyle, że jeżeli ktoś nie będzie mógł wykazać swoich racji „papierem”, to może ostatecznie mieć ogromną trudność w wygraniu sprawy sądowej, nawet jeżeli prawda i słuszność będą po jego stronie.
Rada w tym zakresie jest jedna: Drogi Przedsiębiorco, dokumentuj wszystkie istotne czynności handlowe! Choćby w formie e-maili, a najlepiej mimo wszystko „na papierze”.
Propozycja 4 – szersze korzystanie z „białego wywiadu”
Współczesne technologie to z jednej strony klątwa (bo któż nie chciałby się uwolnić od wszechobecnego telefonu komórkowego choćby na chwilę). Lecz z drugiej też niesamowite ułatwienie wielu czynności, które jeszcze niedawno były nie tylko czasochłonne, ale i kosztowne.
Jedną ze sfer, która uległa zmianom na lepsze dzięki Internetowi, są łatwe i darmowe możliwości dokonywania „białego wywiadu” gospodarczego celem weryfikacji nowych, potencjalnych kontrahentów. Warto sięgać po te narzędzia, bo czasami nawet pobieżna kwerenda może przynieść istotne wnioski.
Dla ułatwienia, przypominam gdzie można szukać informacji w Internecie:
e-KRS – https://ekrs.ms.gov.pl/
Znajdziemy tu informacje o spółkach handlowych, a więc spółkach jawnych, partnerskich, komandytowych, komandytowo-akcyjnych, z ograniczoną odpowiedzialnością oraz akcyjnych, a ponadto o stowarzyszeniach i fundacjach.
CEIDG – https://prod.ceidg.gov.pl/
Tu znajdziemy informacje o wszystkich indywidualnych przedsiębiorcach (tzw. samozatrudnieniu) oraz także o spółkach cywilnych.
Baza REGON – https://wyszukiwarkaregon.stat.gov.pl/
To najszersza z baz, bo obejmuje wszystkie podmioty posiadające numer REGON. Będą to więc zarówno spółki jak i indywidualni przedsiębiorcy, ale ponadto także spółki cywilne, gospodarstwa rolne czy uczelnie wyższe.
Biała lista podatników – https://www.podatki.gov.pl/wykaz-podatnikow-vat-wyszukiwarka
Pod tym adresem znajdziemy oficjalne dane każdego przedsiębiorcy zgłoszone w ramach NIP wraz z numerem konta do dokonywania płatności.
Wyszukiwarka Rejestru Wniosków, Decyzji i Zgłoszeń w sprawach budowlanych – http://wyszukiwarka.gunb.gov.pl/
Narzędzie pomocne przy każdym procesie budowlanym lub związanym z obrotem nieruchomościami. Jak wskazuje nazwa, pozwala wyszukiwać decyzje administracyjne w sprawach budowlanych, przede wszystkim pozwolenia na budowę.
Elektroniczne Księgi Wieczyste – https://przegladarka-ekw.ms.gov.pl/
To zaś nic innego, jak dostęp do aktualnej i historycznej treści ksiąg wieczystych. Narzędzie bezcenne przede wszystkim przy obrocie nieruchomościami, ale także pomocne np. w procesach budowlanych czy przy najmie lokali. Zasadniczym ograniczeniem tej wyszukiwarki jest jednak konieczność dysponowania dokładnym numerem księgi wieczystej nieruchomości, która ma podlegać podglądowi.
Poza tymi oficjalnymi źródłami warto także pokusić się po prostu o sprawdzenie wpisów o potencjalnym kontrahencie w dowolnej wyszukiwarce internetowej.
Propozycja 5 – poważne traktowanie RODO
Mijają już niemal 2 lata od kiedy weszło w życie tzw. RODO, a więc rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych.
Jednakże mimo upływu czasu wielu przedsiębiorców nadal temat traktuje – delikatnie mówiąc – po macoszemu. Nawet jeżeli pewne wdrożenia zostały uczynione, to często tylko pozornie i formalnie. Niemało jest zaś przypadków gdzie nadal „nowe prawo się nie przyjęło”. To zaś błąd i coraz większe ryzyko odpowiedzialności finansowej, zarówno administracyjnej (kary) jak i cywilnej (odszkodowania).
Bez wątpienia okres przejściowy mamy już za sobą. Nadzorujący kwestie ochrony danych osobowych Urząd Ochrony Danych Osobowych zaczął już zaś nakładać niemałe kary za stwierdzone naruszenia. Tymczasem sytuacji niebezpiecznych jest wiele, choćby ostatnio Prezes Urzędu wydał komunikat wskazujący na konieczność dołączania tzw. klauzul informacyjnych do… życzeń świątecznych.
Warto więc przyjąć założenie o poważnym traktowaniu RODO począwszy od 2020 r.
Wszystkim czytelnikom życzymy wytrwałości w powziętych postanowieniach i życzymy pomyślnego Nowego Roku!
Tekst opublikowany pierwotnie w miesięczniku „Głos Przedsiębiorcy” nr 1 /2020.