Niemal każdy przedsiębiorca w swojej karierze spotkał się z problemem nierzetelnych kontrahentów. Czyli takich, którzy nie dokonali częściowej lub nawet i pełnej płatności za zakupione towary czy usługi. W praktyce może to wynikać z wielu czynników – czy to zasad prowadzonej działalności (tzw. kredyty kupieckie) czy też z przyczyn losowych (zatory płatnicze). Czasami brak płatności wynikać wręcz ze z góry założonego planu, a wtedy mamy do czynienia po prostu z przestępstwem wyłudzenia. Skuteczna windykacja należności staje się w konsekwencji jedną z ważniejszych potrzeb firmy.
Poniżej przedstawiamy wybrane przez naszą Kancelarię wybranych 5 zasad skutecznej windykacji należności.
Zasada 1 – prewencja: „biały wywiad”
Co do zasady optymalną sytuacją jest ta, w której… windykacja nie jest wcale potrzebna.
Najbezpieczniejsze są stałe relacje handlowe z ze znanymi, zaufanymi i sprawdzonymi kontrahentami. Jednakże oczywiście to niemożliwe i wręcz niepożądane w dłuższej perspektywie. W sytuacji, gdy firma stoi przed możliwością nawiązania współpracy z podmiotem nowym i sobie nieznanym, zalecamy wykonanie tzw. „białego wywiadu”, który sprowadza się do analizy wiarygodności finansowej takiego potencjalnego kontrahenta. Działanie takie jest o tyle istotne, że z jednej strony może wykluczyć możliwe problemy przez negatywną weryfikację podmiotów nierzetelnych. Z drugiej strony dostarcza z góry wielu kluczowych informacji mogących znacznie ułatwić przyszłą, ewentualną egzekucję długu.
Nasza Kancelaria od wielu lat pomaga klientom w przeprowadzaniu „białego wywiadu”. Weryfikujemy dane potencjalnych klientów przy wykorzystaniu wielu źródeł wiedzy. Są to np. akta rejestrowe spółek w Krajowym Rejestrze Sądowym czy dostępne dane z rejestrów REGON lub NIP.
Zasada 2 – umowa: sankcje i zabezpieczenia
Wszyscy przedsiębiorcy, którzy w swojej bieżącej działalności nie otrzymują od razu zapłaty za sprzedawane towary czy usługi, a odraczają ją w czasie czy też rozkładają na raty (np. na skutek zastosowania tzw. kredytu kupieckiego) muszą z góry liczyć się z tym, że z upływem ustalonego czasu należna zapłata może nie nastąpić. W takich przypadkach należy zadbać przede wszystkim o zawieranie pisemnych umów z kontrahentami. Powinny one regulować dokładnie zasady rozliczeń i wprowadzającymi odpowiednie sankcje i zabezpieczenia.
Podstawową sankcją umowną w przypadku braku płatności może być uregulowanie kwestii ewentualnych odsetek ustawowych za opóźnienie. Sugerujemy ustalić je na maksymalnym dopuszczalnym przez prawo poziomie. Kwestie inne niż płatność mogą być także zabezpieczane karami umownymi, które w znacznym stopniu upraszczają formułowanie roszczeń o charakterze odszkodowawczym.
Zabezpieczenia mogą zaś przybierać liczne formy, w zależności od potrzeb oraz możliwości kontrahenta. Najczęściej w praktyce spotyka się zastrzeganie zadatku, udzielenie poręczenia czy wystawienie weksla in blanco. W niektórych sytuacjach istotna jest odpowiednia forma czynności (np. notarialne poświadczenie podpisu), a czasami konieczna staje się zgoda innej osoby (np. małżonka kontrahenta). Sytuacje szczególne – przede wszystkim dotyczące transakcji o znacznej wartości – mogą być ponadto zabezpieczane hipoteką, zastawem czy też przewłaszczeniem na zabezpieczenie, a także gwarancjami bankowymi, depozytami czy akredytywą.
Niezależnie od wybranej formy zabezpieczenia, każda z nich powoduje ułatwienie dochodzenia należności od dłużnika. Tym samym jednocześnie skłania dłużnika to samodzielnej, dobrowolnej zapłaty. Dzięki temu skuteczna windykacja jest dużo łatwiejsza.
Nasza Kancelaria ma duże doświadczenie w opracowywaniu odpowiednich umów, w wielu sektorach i branżach, oraz przygotowywaniu różnorakich form zabezpieczeń wierzytelności.
Zasada 3 – szybka reakcja i pilnowanie przedawnienia
Żaden windykator, nawet najlepszy, nie będzie w stanie wiele pomóc swojemu klientowi, który nie zadbał o terminowość egzekucji zaległych długów. Przedsiębiorcy traktowani są przez prawo rygorystycznie z uwagi na krótkie terminy przedawnienia. Skutkiem upływu okresu przedawnienia jest to, iż dłużnik ma prawo uchylić się od zapłaty z powołaniem się na zarzut przedawnienia.
Podstawowy okres przedawnienia roszczeń przedsiębiorców wynosi 3 lata od dnia wymagalności roszczenia, czyli po prostu najczęściej terminu zapłaty. UWAGA– termin ten jednak może być krótszy w szczególnych sytuacjach, np. w transakcjach sprzedaży wynosi zaledwie 2 lata.
Należyta staranność powinna skutkować wdrożeniem w każdej firmie odpowiednich, szybkich procedur reagowania na zatory płatnicze. Braki zapłaty winny być monitorowane na bieżąco. Brak płatności powinien być niezwłocznie zgłaszany obsługującemu firmę prawnikowi. Dzięki temu może on podjąć szybkie czynności w kierunku uzyskania zapłaty. Może to być choćby odpowiednie w formie wezwanie do zapłaty czy też uruchomienie zabezpieczeń.
Faktem jest, iż każdy dzień daje nierzetelnemu dłużnikowi możliwości podejmowania działań mających na celu utrudnienie windykacji. Potocznie nazywa się taką sytuację „uciekaniem z majątkiem”.
Rola prawnika współpracującego z przedsiębiorstwem w tej sytuacji jest więc nieodzowna.
Zasada 4 – rzetelne prowadzenie sprawy sądowej i egzekucyjnej
Jeżeli „miękka” windykacja nie przyniesie efektów, a nierzetelny dłużnik w dalszym ciągu nie będzie płacił zaległej należności, to przedsiębiorcy nie pozostaje nic innego, jak skierować w takiej sprawie pozew o zapłatę do właściwego sądu.
Dobre przygotowanie pozwu o zapłatę, wybór odpowiedniej procedury (w tym też tzw. e-sądu), należyte przygotowanie materiału dowodowego to podstawowe klucze do szybkiego i sprawnego przeprowadzenia postępowania sądowego. W przypadku, gdy sprawa została rzetelnie przygotowana, to jej rezultat z dużą dozą prawdopodobieństwa będzie pozytywny dla przedsiębiorcy. Ponadto, co także bardzo ważne, rozstrzygnięcie nastąpi możliwie szybko.
Skuteczna windykacja z pomocą komornika sądowego przeciwko dłużnikowi rządzi się podobnymi prawami. Dobrze opracowany wniosek egzekucyjny, trafny wybór egzekucji, może przynieść niemal natychmiastowe rezultaty.
Zasada 5 – wykorzystanie wszystkich możliwych środków prawnych
Jednym z grzechów głównych zdecydowanej większości prowadzonych spraw windykacyjnych jest ograniczanie ich jedynie do bardzo podstawowych czynności, takich jak wezwanie do zapłaty, pozew o zapłatę czy wniosek egzekucyjny do komornika sądowego. W trudniejszych przypadkach będą to działania zdecydowanie niewystarczające, które nieuchronnie będą prowadziły do bezskuteczności windykacji. To zaś w konsekwencji rozwiązanie najgorsze możliwe dla przedsiębiorcy. Nie tylko nie uzyskuje on zaspokojenia swojej wierzytelności, ale dodatkowo ponosi liczne (czasem niemałe) koszty działań windykacyjnych.
Jesteśmy świadomi w Kancelarii jak ważne jest szerokie spojrzenie na windykacje należności i w jej toku – w ramach potrzeb – korzystanie ze wszystkich przewidzianych prawem możliwości działania.
Dlatego też, w zależności od charakteru sprawy, nasza skuteczna windykacja „od A do Z”, która obejmuje także czynności takie jak poszukiwanie majątku nierzetelnego dłużnika w procedurze wyjawienia majątku, dochodzenie należności bezpośrednio od wspólników spółek osobowych (np. sp. j.) czy też od członków zarządów spółek kapitałowych (w szczególności sp. z o.o.), „odzyskiwanie” na cele windykacji wyprowadzonego majątku na skutek tzw. skarg pauliańskich, żądanie ustanowienia rozdzielności majątkowej małżeńskiej dłużnika czy też podziału majątku, składanie zawiadomienia o możliwości popełnienia przestępstwa wyłudzenia czy też wiele, wiele innych.
Kompleksowe działania windykacyjne dają klientom naszej Kancelarii pewność, iż na cele odzyskania wierzytelności podejmowane są wszystkie możliwe działania, co w konsekwencji maksymalizuje skuteczność w dochodzeniu spłaty należności.